Ai sensi del D.P.R. 22 maggio 1975, n. 480 - Nuove norme di attuazione dello Statuto speciale della Regione Autonoma della Sardegna, del D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 - Codice dei beni culturali e del paesaggio e della L.R. 20 settembre 2006, n. 14 - Norme in materia di beni culturali, istituti e luoghi della cultura, la Regione Autonoma della Sardegna esercita, attraverso il Servizio patrimonio culturale, editoria e informazione, i compiti istituzionali di Soprintendenza ai beni librari.

Tra tali compiti vi è, secondo l'art. 21, comma 1, lettera d) del Codice dei beni culturali, l'autorizzazione allo scarto dei materiali librari e documentari definiti "beni culturali" dall'art. 10 del Codice.

Lo scarto
Con il termine scarto ci si riferisce all'operazione relativa all'eliminazione di uno o più documenti facenti parte del patrimonio di una biblioteca. Esso si configura come uno degli esiti dell'attività di revisione delle raccolte che ogni biblioteca, in particolare le biblioteche di pubblica lettura, deve periodicamente svolgere per assicurare lo svecchiamento delle proprie raccolte e rispondere così in modo adeguato ai bisogni degli utenti.

Le biblioteche tenute a richiedere l'autorizzazione
La richiesta di autorizzazione allo scarto deve essere presentata alla Regione dalle seguenti tipologie di biblioteche:
- biblioteche della Regione, delle Province, delle Città metropolitane e dei Comuni;
- biblioteche o soggetti privati titolari di raccolte che siano state dichiarate di eccezionale interesse culturale ai sensi dell'articolo 13 del Codice;
- biblioteche delle Aziende sanitarie;
- biblioteche scolastiche e universitarie (d'Ateneo);
- tutte le altre biblioteche di proprietà di enti pubblici, territoriali e non.

Invio della richiesta e documentazione da presentare
La richiesta di autorizzazione deve essere inviata al Servizio patrimonio culturale editoria e informazione tramite PEC all'indirizzo pi.beniculturali@pec.regione.sardegna.it e deve contenere la seguente documentazione:
1. richiesta di autorizzazione, a firma del legale rappresentante dell'ente o del responsabile del Settore/Servizio da cui dipende la biblioteca;
2. relazione contenente le motivazioni dello scarto (es., deterioramento del documento, obsolescenza del contenuto, scorrettezza del contenuto, incongruità con la raccolta della biblioteca, necessità organizzative e di ottimizzazione degli spazi), i criteri adottati per selezionare il materiale da proporre per lo scarto (es. presenza del materiale in più copie, presenza del materiale in altre biblioteche del territorio), nonché [informazione facoltativa] l'esito previsto (es. macero, vendita, scambio con altre biblioteche, donazione);
3. elenco dei documenti che si intende scartare, contenente almeno i dati essenziali per l'identificazione dell'edizione e dell'esemplare (per il dettaglio delle informazioni richieste si veda il Regolamento).

Al fine di dettagliare principi e modalità per le operazioni di scarto a supporto delle biblioteche, il Servizio patrimonio culturale, editoria e informazione ha redatto apposito Regolamento [file .pdf]

Inoltre al fine di supportare le biblioteche nella compilazione degli elenchi del materiale destinato allo scarto da trasmettere agli uffici regionali, si mette a disposizione un modulo in formato excel composto da due distinti fogli (per monografie e periodici).
Si precisa che è possibile inviare un file prodotto dal software in dotazione presso la biblioteca, ma preferibilmente in formato excel e comunque completo di tutti i dati elencati nel Regolamento e nel file excel.

Modulistica
Il modello di file excel per la compilazione degli elenchi dei materiali da scartare [file .xls]

Normativa correlata
Decreto del Presidente della Repubblica 22 maggio 1975, n. 480 - Nuove norme di attuazione dello Statuto speciale della Regione Autonoma della Sardegna
Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 - Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell'articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137
Legge regionale 20 settembre 2006, n. 14 - Norme in materia di beni culturali, istituti e luoghi della cultura

Link utili
La tutela del patrimonio bibliografico sul sito del Ministero della Cultura
Lo scarto del materiale bibliografico sul sito del Ministero della Cultura